Προαναγγελτικό ή απολογιστικό σύστημα στο ΕΡΓΑΝΗ: τι ισχύει

Πώς δηλώνονται οι αλλαγές στο ωράριο, στην οργάνωση του χρόνου εργασίας και στις υπερωρίες: εκ των προτέρων ή έως το τέλος του επόμενου μήνα. Προθεσμίες, προϋποθέσεις και τι ελέγχεται.

Ενημερώθηκε: 2 Οκτωβρίου 2026 · 365shift

Η νομική βάση

Το απολογιστικό σύστημα θεσπίστηκε με τον ν. 5053/2023 και σήμερα βρίσκεται στο άρθρο 581 §3 του Κώδικα Εργατικού Δικαίου (π.δ. 62/2025). Η ΥΑ 113169/2023 (ΦΕΚ Β΄ 7421/28.12.2023) πρόσθεσε τις σχετικές παραγράφους στο άρθρο 2Α της ΥΑ 40331/2019, που ορίζει πώς υποβάλλονται οι δηλώσεις στο ΕΡΓΑΝΗ.

Προαναγγελτικό σύστημα

Είναι ο κανόνας. Κάθε αλλαγή στο ωράριο, στην οργάνωση του χρόνου εργασίας ή στις υπερωρίες καταχωρίζεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ «εκ των προτέρων και σε κάθε περίπτωση πριν από την έναρξη πραγματοποίησης τους». Αν ένας εργαζόμενος πρόκειται να δουλέψει μια ώρα παραπάνω, η αλλαγή πρέπει να έχει δηλωθεί πριν συμβεί.

Απολογιστικό σύστημα

Ο εργοδότης μπορεί να επιλέξει να μη δηλώνει τις αλλαγές εκ των προτέρων. Τότε έχει «υποχρέωση να καταχωρίζ[ει] τις σχετικές αλλαγές, έως τη λήξη του επόμενου ημερολογιακού μήνα από την πραγματοποίησή τους» (ΥΑ 113169/2023). Οι καταχωρίσεις διασταυρώνονται με τα χτυπήματα της Ψηφιακής Κάρτας.

Η επιλογή γίνεται έως την τελευταία ημέρα του προηγούμενου μήνα και ισχύει για τουλάχιστον έναν ημερολογιακό μήνα.
Δεν επιτρέπεται εναλλαγή συστήματος μέσα στον ίδιο μήνα (εγκύκλιος 25291/2026).
Χρειάζεται και πάλι αρχικό πρόγραμμα, εβδομαδιαίο ή μηνιαίο.
Μπορεί να διατηρηθεί το προαναγγελτικό για ορισμένα παραρτήματα.

Τι δεν «καλύπτει» το απολογιστικό

Δεν απαλλάσσει από το χτύπημα κάρτας. Εργαζόμενος που βρίσκεται να δουλεύει χωρίς να έχει χτυπήσει κάρτα αποτελεί παράβαση και στο απολογιστικό (εγκύκλιος 25291/2026).
Αν η αλλαγή που δηλώθηκε απολογιστικά δεν ταυτοποιείται με την κάρτα του εργαζόμενου, το πρόστιμο είναι €10.500 ανά εργαζόμενο (ΚΕΔ άρθρο 581 §3).
Η αρχική δήλωση οργάνωσης χρόνου εργασίας εξακολουθεί να υποβάλλεται πριν ξεκινήσει η εργασία· δεν επιτρέπεται εκπρόθεσμα.

Ποιο σύστημα ταιριάζει σε ποια επιχείρηση

Το προαναγγελτικό ταιριάζει όπου το πρόγραμμα τηρείται όπως γράφτηκε: κάθε αλλαγή είναι γνωστή πριν συμβεί, και ο έλεγχος γίνεται απέναντι σε ένα πρόγραμμα που δεν αλλάζει εκ των υστέρων.

Το απολογιστικό ταιριάζει όπου οι αλλαγές της τελευταίας στιγμής είναι συχνές — καλύψεις, παρατάσεις βάρδιας — και η επιχείρηση μπορεί να κλείνει τον μήνα με συνέπεια. Η προθεσμία είναι μεγάλη, αλλά κάθε καταχώριση πρέπει να συμφωνεί με τα χτυπήματα.

Η επιλογή είναι επιχειρησιακή απόφαση και αξίζει να γίνει μαζί με τον λογιστή σας.

Πώς το εφαρμόζει το 365shift

Στο 365shift το σύστημα επιλέγεται στις ρυθμίσεις ΕΡΓΑΝΗ. Στο προαναγγελτικό, κανείς δεν χτυπά κάρτα χωρίς βάρδια στο πρόγραμμα. Στο απολογιστικό, η εργασία εκτός προγράμματος καταγράφεται και οι διαχειριστές και υπεύθυνοι ομάδας λαμβάνουν ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις να τη δηλώσουν πριν λήξει η προθεσμία.

Συχνές ερωτήσεις

Έως πότε δηλώνω μια αλλαγή στο απολογιστικό σύστημα;

Έως τη λήξη του επόμενου ημερολογιακού μήνα από τον μήνα που έγινε η αλλαγή (ΥΑ 113169/2023).

Μπορώ να αλλάξω σύστημα στη μέση του μήνα;

Όχι. Η επιλογή γίνεται έως την τελευταία ημέρα του προηγούμενου μήνα και δεν επιτρέπεται εναλλαγή μέσα στον ίδιο μήνα.

Στο απολογιστικό χρειάζεται ακόμη πρόγραμμα;

Ναι. Η αρχική δήλωση οργάνωσης χρόνου εργασίας υποβάλλεται κανονικά πριν ξεκινήσει η εργασία.

Ποιο είναι το πρόστιμο αν η αλλαγή δεν ταιριάζει με την κάρτα;

€10.500 ανά εργαζόμενο του οποίου η κάρτα δεν ταυτοποιείται με την αλλαγή (Κώδικας Εργατικού Δικαίου, άρθρο 581 §3).

Πρόγραμμα βαρδιών και Ψηφιακή Κάρτα σε ένα σύστημα

Το 365shift φτιάχνει το πρόγραμμα με τους κανόνες σας και υποβάλλει την κάρτα εργασίας στο ΕΡΓΑΝΗ από το πρόγραμμα ή τα χτυπήματα στο κινητό.

Δείτε τις τιμές

Πηγές

Οι νομικές αναφορές του οδηγού βασίζονται στα παρακάτω επίσημα κείμενα. Ο οδηγός δεν αποτελεί νομική συμβουλή· για την περίπτωσή σας συμβουλευτείτε λογιστή ή δικηγόρο.