Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας: τι είναι, τι δηλώνεται και πότε

Η Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας είναι το ωράριο κάθε εργαζόμενου, δηλωμένο στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Ποιοι τη δηλώνουν, οι δύο μορφές της (σταθερό εβδομαδιαίο ή μεταβαλλόμενο ανά ημέρα), τα πεδία κάθε ημέρας, οι προθεσμίες, οι άδειες, το προαναγγελτικό και το απολογιστικό σύστημα, και πόσο κρατιούνται τα στοιχεία.

Ενημερώθηκε: 14 Οκτωβρίου 2026 365shift

Τι είναι και ποιοι τη δηλώνουν

Οι εργοδότες που απασχολούν μισθωτούς δηλώνουν στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ την «Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας» κάθε εργαζόμενου: το ωράριο, τα ρεπό και τις άδειες (ΥΑ 40331/Δ1.13521/2019, άρθρο 2Α). Την υποχρέωση την έχουν και φορείς του Δημοσίου ή νομικά πρόσωπα με υπαλλήλους ιδιωτικού δικαίου που δεν έχουν ενταχθεί στην ψηφιακή κάρτα (ΥΑ 49758/2022, όπως ισχύει).

Οι δύο μορφές: σταθερό ή μεταβαλλόμενο ωράριο

Σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο: για όσους δουλεύουν τις ίδιες ώρες κάθε εβδομάδα. Δηλώνεται για όλες τις ημέρες της εβδομάδας με ημερομηνία έναρξης· αν δεν δηλωθεί λήξη, ισχύει επ’ αόριστον (ΥΑ 40331).
Μεταβαλλόμενο/τροποποιούμενο ανά ημέρα ωράριο: για όσους αλλάζουν ώρες — βάρδιες, κυλιόμενο — και για όλους όταν αλλάζει η οργάνωση του χρόνου εργασίας τους. Δηλώνεται ανά ημερομηνία (ΥΑ 40331).
Αν δύο δηλώσεις καλύπτουν το ίδιο διάστημα, ισχύει η τελευταία (ΥΑ 40331).

Τι δηλώνεται για κάθε ημέρα

Εργασία με συνεχές ωράριο: ώρα από–έως.
Διακεκομμένο ωράριο: δεύτερο διάστημα που ξεκινά τουλάχιστον 3 ώρες μετά τη λήξη του πρώτου.
Τηλεργασία: ώρα από–έως.
Εβδομαδιαία ανάπαυση — ρεπό: δεν συνδυάζεται με εργασία την ίδια ημέρα.
Μη εργασία: επιτρέπεται στην εκ περιτροπής απασχόληση (ΥΑ 40331).

Πότε υποβάλλεται

Σε νέα πρόσληψη: με την Ψηφιακή Αναγγελία Έναρξης Εργασίας δηλώνεται το ωράριο της πρώτης ημέρας, και την ίδια ημέρα υποβάλλεται η Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας (ΥΑ 40331).
Σε κάθε αλλαγή: πριν από την αλλαγή και πάντως πριν πιάσει δουλειά ο εργαζόμενος (ΥΑ 40331· ΚΕΔ άρθρο 581 §1).
Άδειες: απογραφικά, μέσα στον επόμενο ημερολογιακό μήνα από τον μήνα που χορηγήθηκαν (ΥΑ 40331).

Προαναγγελτικό ή απολογιστικό

Οι εργοδότες που έχουν ενταχθεί στην ψηφιακή κάρτα δηλώνουν έως την τελευταία ημέρα κάθε μήνα αν, για το επόμενο διάστημα — όχι μικρότερο του ενός μήνα — θα καταχωρίζουν τις αλλαγές ωραρίου και τις υπερωρίες εκ των προτέρων ή απολογιστικά (ΥΑ 40331).
Στο απολογιστικό, οι αλλαγές καταχωρίζονται έως τη λήξη του επόμενου ημερολογιακού μήνα και διασταυρώνονται με τα χτυπήματα της κάρτας (ΥΑ 40331).
Αν η αλλαγή δεν ταυτοποιείται από τα χτυπήματα της κάρτας, το πρόστιμο είναι 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο (ΚΕΔ άρθρο 581 §3). Ο οδηγός για τα δύο συστήματα τα συγκρίνει αναλυτικά.

Πόσο κρατιούνται τα στοιχεία

Τα στοιχεία του συστήματος μέτρησης χρόνου εργασίας της επιχείρησης τηρούνται τουλάχιστον πέντε χρόνια, και στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ τουλάχιστον έξι μήνες· κάθε εργαζόμενος έχει πρόσβαση σε όσα τον αφορούν (ΥΑ 40331).

Η Ψηφιακή Οργάνωση στο 365shift

Με την ενότητα ΕΡΓΑΝΗ, το δημοσιευμένο πρόγραμμα δηλώνεται ως Οργάνωση Χρόνου Εργασίας. Στέλνονται μόνο όσες βάρδιες δεν έχουν ήδη δηλωθεί, ως εβδομαδιαίο ή ημερήσιο πρόγραμμα· στο εβδομαδιαίο, οι μέρες χωρίς βάρδια δηλώνονται ως ανάπαυση.
Οι άδειες με σαφή τίτλο — «ΚΑΝΟΝΙΚΗ ΑΔΕΙΑ», «ΑΝΑΡΡΩΤΙΚΗ ΑΔΕΙΑ», γονική, γάμου κ.ά. — δηλώνονται χωριστά, στη δήλωση αδειών. Ό,τι δεν αντιστοιχεί με βεβαιότητα σε έναν τύπο άδειας δεν στέλνεται: εμφανίζεται για να το χειριστεί ο διαχειριστής.
Το ίδιο πρόγραμμα που βλέπουν οι εργαζόμενοι στο κινητό είναι αυτό που δηλώνεται.

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι η Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας;

Το ωράριο κάθε εργαζόμενου — ώρες, ρεπό, άδειες — δηλωμένο στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, ως σταθερό εβδομαδιαίο ή μεταβαλλόμενο ανά ημέρα (ΥΑ 40331/Δ1.13521/2019, άρθρο 2Α).

Πότε υποβάλλεται η Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας;

Σε νέα πρόσληψη την ίδια ημέρα με την αναγγελία, και σε κάθε αλλαγή πριν από την αλλαγή και πριν πιάσει δουλειά ο εργαζόμενος. Στο απολογιστικό σύστημα, οι αλλαγές έως το τέλος του επόμενου μήνα (ΥΑ 40331· ΚΕΔ άρθρο 581).

Σταθερό ή μεταβαλλόμενο ωράριο στο ΕΡΓΑΝΗ;

Σταθερό εβδομαδιαίο για όσους κάνουν τις ίδιες ώρες κάθε εβδομάδα· μεταβαλλόμενο ανά ημέρα για βάρδιες, κυλιόμενο και όποιον αλλάζει ώρες (ΥΑ 40331).

Πώς δηλώνονται οι άδειες στην Ψηφιακή Οργάνωση;

Απογραφικά, μέσα στον επόμενο ημερολογιακό μήνα από τον μήνα που χορηγήθηκαν (ΥΑ 40331).

Πρόγραμμα βαρδιών και Ψηφιακή Κάρτα σε ένα σύστημα

Το 365shift φτιάχνει το πρόγραμμα με τους κανόνες σας, το δηλώνει στο ΕΡΓΑΝΗ ως Οργάνωση Χρόνου Εργασίας και υποβάλλει την κάρτα από τα χτυπήματα των εργαζομένων στο κινητό.

Λογισμικό Βαρδιών Δείτε τις τιμές

Πηγές

Οι νομικές αναφορές του οδηγού βασίζονται στα παρακάτω επίσημα κείμενα. Ο οδηγός δεν αποτελεί νομική συμβουλή· για την περίπτωσή σας συμβουλευτείτε λογιστή ή δικηγόρο.

Δείτε επίσης