Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: οδηγός για εργοδότες (2026)

Ποιες επιχειρήσεις είναι υποχρεωμένες, τι δηλώνεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και πότε, πώς γίνεται το χτύπημα της κάρτας, πότε επιτρέπεται εκπρόθεσμη δήλωση και ποια είναι τα πρόστιμα — με παραπομπή στο επίσημο κείμενο για κάθε σημείο.

Ενημερώθηκε: 2 Οκτωβρίου 2026 · 365shift

Τι είναι η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας

Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας είναι η καταγραφή της πραγματικής έναρξης και λήξης της εργασίας κάθε εργαζόμενου, που διαβιβάζεται σε πραγματικό χρόνο στο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Σήμερα η υποχρέωση βρίσκεται στο άρθρο 580 του Κώδικα Εργατικού Δικαίου (π.δ. 62/2025), που κωδικοποίησε το άρθρο 74 του ν. 4808/2021 και τις μεταγενέστερες αλλαγές.

Η κάρτα δεν στέκεται μόνη της. Ο εργοδότης δηλώνει πρώτα στο ΕΡΓΑΝΗ πώς οργανώνεται ο χρόνος εργασίας (το «πρόγραμμα»), και τα χτυπήματα της κάρτας συγκρίνονται με αυτή τη δήλωση. Οι διαδικαστικοί κανόνες βρίσκονται στο άρθρο 2Α της ΥΑ 40331/Δ1.13521/2019, όπως προστέθηκε από την ΥΑ 49758/2022 και τροποποιήθηκε έκτοτε.

Ποιες επιχειρήσεις είναι υποχρεωμένες

Η ένταξη γίνεται σταδιακά, με βάση τον κύριο ΚΑΔ της επιχείρησης στο TAXIS. Κάθε φάση έχει ημερομηνία έναρξης και, χωριστά, ημερομηνία από την οποία επιβάλλονται κυρώσεις:

Από 1.7.2022: σούπερ μάρκετ με περισσότερους από 250 εργαζόμενους και τράπεζες.
Από 16.2.2023: υπηρεσίες ασφαλείας (ΚΑΔ 80.10 και 80.20) και ιδιωτική ασφάλιση.
Από 1.1.2024: βιομηχανία (ΚΑΔ 10–33, εκτός 19) και λιανικό εμπόριο (ΚΑΔ 47), με κυρώσεις από 1.7.2024.
Από 11.9.2024: τουριστικά καταλύματα και εστίαση, με κυρώσεις από 1.3.2025.
Από 26.6.2025: ενέργεια, χονδρεμπόριο και επισκευή οχημάτων, χρηματοπιστωτικές και ασφαλιστικές δραστηριότητες, διοικητικές και υποστηρικτικές δραστηριότητες (ΥΑ 16973/2025), με κυρώσεις από 3.11.2025.
Από 2.6.2026: τηλεπικοινωνίες και πληροφορική, υγεία και κοινωνική μέριμνα, λοιπές προσωπικές υπηρεσίες και άλλοι κλάδοι (ΥΑ 15441/2026), με κυρώσεις από 12.10.2026.
Από 29.6.2026: ύδρευση και απόβλητα, αποθήκευση και υποστήριξη μεταφορών, συμβουλευτικές υπηρεσίες, διαφήμιση, τηλεφωνικά κέντρα και εκδηλώσεις, επισκευές και άλλοι κλάδοι (ΥΑ 18047/2026), με κυρώσεις από 16.11.2026.

Η κάρτα δεν καλύπτει ακόμη όλες τις επιχειρήσεις, και σύμφωνα με την εγκύκλιο 25291/2026 «δεν υπάρχει δυνατότητα προαιρετικής ένταξης». Από 2.6.2026 οι κλάδοι προσδιορίζονται με τους ΚΑΔ 2025. Ελέγξτε τον κύριο ΚΑΔ σας στο κείμενο της αντίστοιχης απόφασης.

Ποιοι εξαιρούνται

Σύμφωνα με τις αποφάσεις και την εγκύκλιο 25291/2026, δεν χτυπούν κάρτα — ή δεν εντάσσονται — μεταξύ άλλων:

εργάτες γης, αλιεργάτες και εργαζόμενοι σε οικοδομοτεχνικά έργα·
η επιχείρηση στο σύνολό της, αν ο κύριος ΚΑΔ της δεν είναι από τους ενταγμένους ή αν δεν έχει έσοδα σε αυτόν (με βάση το Ε3)·
τα διευθυντικά στελέχη, που καταχωρίζονται αλλά δεν χτυπούν κάρτα·
οι εργαζόμενοι τις ημέρες τηλεργασίας και όσοι μετακινούνται τακτικά μεταξύ χώρων, για τις ημέρες αυτές.

Τι δηλώνεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και πότε

Πριν χτυπήσει ο πρώτος εργαζόμενος κάρτα, ο εργοδότης καταχωρίζει δύο ειδών στοιχεία:

Στοιχεία της εργασιακής σχέσης: συμβατικές ώρες εβδομάδας, πενθήμερο ή εξαήμερο, διάλειμμα (διάρκεια και αν είναι εντός ωραρίου), ελαστική προσέλευση.
Οργάνωση Χρόνου Εργασίας: είτε σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο είτε πρόγραμμα «μεταβαλλόμενο ανά ημέρα». Κάθε ημέρα είναι συνεχές ωράριο, σπαστό (το δεύτερο σκέλος ξεκινά τουλάχιστον 3 ώρες μετά τη λήξη του πρώτου), τηλεργασία, ρεπό ή μη εργασία.

Η δήλωση υποβάλλεται «πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους» (ΥΑ 49758/2022). Οι αλλαγές καταχωρίζονται «το αργότερο έως και την ημέρα αλλαγής… και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας» (ΚΕΔ άρθρο 581 §1), εκτός αν η επιχείρηση έχει επιλέξει το απολογιστικό σύστημα. Η εκπρόθεσμη υποβολή της δήλωσης οργάνωσης χρόνου εργασίας δεν επιτρέπεται.

Πώς γίνεται το χτύπημα της κάρτας

Χτυπά ο ίδιος ο εργαζόμενος. Η εγκύκλιος 25291/2026 ορίζει ότι «απαγορεύεται η σήμανση κάρτας από τον εργοδότη για λογαριασμό του εργαζομένου».
Το γεγονός έναρξης ή λήξης πρέπει να φτάσει στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ με καθυστέρηση το πολύ 15 λεπτών (εγκύκλιος 25291/2026).
Ανά ημέρα αναμένονται 0 χτυπήματα (τηλεργασία ή εργασία εκτός έδρας), 2 (συνεχές ωράριο) ή 4 (σπαστό). Έως 3 μεμονωμένα χτυπήματα τον μήνα ανά εργαζόμενο είναι ανεκτά· περισσότερα οδηγούν σε έλεγχο ανάλυσης κινδύνου (ΚΕΔ άρθρο 580).
Ο χρόνος προετοιμασίας πριν την έναρξη έχει ανώτατο όριο 10 λεπτά (30 λεπτά στη βιομηχανία). Ελαστική προσέλευση έως 120 λεπτά επιτρέπεται μόνο με έγγραφη συμφωνία (ΚΕΔ άρθρο 580, όπως τροποποιήθηκε με τον ν. 5239/2025).
Μέσα: σύστημα του εργοδότη που διαβιβάζει σε πραγματικό χρόνο στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, ή εφαρμογή του Υπουργείου (π.χ. η «Ergani CardScanner», που διαβάζει την κάρτα QR του εργαζόμενου).

Πότε επιτρέπεται εκπρόθεσμη δήλωση

Η εγκύκλιος 25291/2026 είναι σαφής: εκπρόθεσμη δήλωση χτυπήματος επιτρέπεται μόνο σε περίπτωση ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας, και μόνο με έναν από τρεις λόγους:

«Πρόβλημα στα Συστήματα του Εργοδότη»
«Πρόβλημα στην Ηλεκτροδότηση/Τηλεπικοινωνίες»
«Πρόβλημα Σύνδεσης με το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ II»

Ο εργοδότης ενημερώνει αμέσως την τοπική Επιθεώρηση Εργασίας με κάθε πρόσφορο μέσο (email, SMS) και «όχι αργότερο από το ίδιο 24ωρο της αυτής εργάσιμης ημέρας», και ξανά όταν το πρόβλημα λυθεί (ΥΑ 49758/2022). Ένα απλώς ξεχασμένο χτύπημα δεν είναι λόγος εκπρόθεσμης δήλωσης.

Προαναγγελτικό ή απολογιστικό σύστημα

Για τις αλλαγές στο ωράριο, στην οργάνωση του χρόνου εργασίας και στις υπερωρίες, ο εργοδότης επιλέγει ανάμεσα σε δύο συστήματα. Στο προαναγγελτικό, κάθε αλλαγή δηλώνεται εκ των προτέρων. Στο απολογιστικό, οι αλλαγές καταχωρίζονται έως το τέλος του επόμενου ημερολογιακού μήνα και διασταυρώνονται με τα χτυπήματα της κάρτας.

Οι λεπτομέρειες, οι προθεσμίες και οι παγίδες κάθε συστήματος είναι στον οδηγό για το προαναγγελτικό και το απολογιστικό σύστημα.

Υπερωρίες και υπερεργασία

Η νόμιμη υπερωρία καταχωρίζεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ με τη δήλωση ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας και υπερωριών, «πριν την έναρξη της υπερωριακής απασχόλησης» (ΚΕΔ άρθρο 581 §1) — ή, στο απολογιστικό σύστημα, έως το τέλος του επόμενου μήνα. Η κάρτα καταγράφει μόνο την πραγματική έναρξη και λήξη, που διασταυρώνονται με τη δήλωση.

Πρόστιμα

Τα ποσά είναι ανά εργαζόμενο που αφορά η παράβαση:

€10.500 για μη ενεργοποίηση της κάρτας (ΚΕΔ άρθρο 580 §4). Τρεις διαπιστώσεις μέσα σε 12 μήνες οδηγούν σε διακοπή λειτουργίας 15 ημερών.
€10.500 όταν, στο απολογιστικό σύστημα, η αλλαγή δεν ταυτοποιείται με την κάρτα (ΚΕΔ άρθρο 581 §3).
€3.000 όταν τα στοιχεία της κάρτας διαφέρουν από την πραγματική έναρξη ή λήξη, και €3.000 όταν δεν υποβάλλονται (ΥΑ 80016/2022, Παράρτημα VI).
€2.000 για αλλαγή στην εργασιακή σχέση που δεν δηλώθηκε πριν ισχύσει, και €2.000 (μερική απασχόληση) ή €600 (πλήρης) για αλλαγή στην οργάνωση χρόνου εργασίας που δεν δηλώθηκε (ΥΑ 80016/2022, Παράρτημα VI).

Πρακτικά βήματα για τον εργοδότη

Ελέγξτε αν ο κύριος ΚΑΔ σας έχει ενταχθεί και από πότε ισχύουν κυρώσεις.
Καταχωρίστε για κάθε εργαζόμενο τα στοιχεία της εργασιακής σχέσης (ώρες, πενθήμερο ή εξαήμερο, διάλειμμα).
Αποφασίστε προαναγγελτικό ή απολογιστικό σύστημα και δηλώστε την επιλογή πριν από τον μήνα που αφορά.
Δηλώστε την οργάνωση χρόνου εργασίας πριν ξεκινήσει η εργασία.
Βεβαιωθείτε ότι κάθε εργαζόμενος χτυπά ο ίδιος κάρτα και ότι το χτύπημα φτάνει στο ΕΡΓΑΝΗ μέσα σε 15 λεπτά.
Ορίστε διαδικασία για τεχνικά προβλήματα: ειδοποίηση της Επιθεώρησης Εργασίας την ίδια ημέρα και εκπρόθεσμη δήλωση με τον σωστό λόγο.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί ο εργοδότης να χτυπήσει κάρτα για λογαριασμό του εργαζόμενου;

Όχι. Η εγκύκλιος 25291/2026 του Υπουργείου Εργασίας ορίζει ότι απαγορεύεται η σήμανση κάρτας από τον εργοδότη για λογαριασμό του εργαζομένου.

Σε πόσο χρόνο πρέπει να φτάσει το χτύπημα στο ΕΡΓΑΝΗ;

Με καθυστέρηση το πολύ 15 λεπτών από την έναρξη ή τη λήξη, σύμφωνα με την εγκύκλιο 25291/2026.

Μπορώ να δηλώσω εκπρόθεσμα ένα ξεχασμένο χτύπημα;

Όχι. Εκπρόθεσμη δήλωση επιτρέπεται μόνο για ανωτέρα βία ή αντικειμενική αδυναμία, με έναν από τρεις λόγους (πρόβλημα στα συστήματα του εργοδότη, στην ηλεκτροδότηση ή τις τηλεπικοινωνίες, ή στη σύνδεση με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ), και με ενημέρωση της Επιθεώρησης Εργασίας την ίδια ημέρα.

Ποιο είναι το πρόστιμο για μη ενεργοποίηση της κάρτας;

€10.500 ανά εργαζόμενο (Κώδικας Εργατικού Δικαίου, άρθρο 580 §4).

Μπορώ να ενταχθώ προαιρετικά πριν έρθει η σειρά του κλάδου μου;

Όχι. Σύμφωνα με την εγκύκλιο 25291/2026 δεν υπάρχει δυνατότητα προαιρετικής ένταξης.

Πρόγραμμα βαρδιών και Ψηφιακή Κάρτα σε ένα σύστημα

Το 365shift φτιάχνει το πρόγραμμα με τους κανόνες σας και υποβάλλει την κάρτα εργασίας στο ΕΡΓΑΝΗ από το πρόγραμμα ή τα χτυπήματα στο κινητό.

Δείτε τις τιμές

Πηγές

Οι νομικές αναφορές του οδηγού βασίζονται στα παρακάτω επίσημα κείμενα. Ο οδηγός δεν αποτελεί νομική συμβουλή· για την περίπτωσή σας συμβουλευτείτε λογιστή ή δικηγόρο.