Προγραμματισμός αδειών προσωπικού: πώς μοιράζω τις κανονικές άδειες χωρίς ακάλυπτες βάρδιες
Η κανονική άδεια είναι προβλέψιμη — όλοι τη δικαιούνται κάθε χρόνο — κι όμως είναι η πιο συχνή αιτία που ένα πρόγραμμα βγαίνει λειψό. Πόσες ημέρες να υπολογίσετε, πώς μαζεύετε και εγκρίνετε τα αιτήματα δίκαια, και πώς χτίζετε την κάλυψη μέσα στο πρόγραμμα από την αρχή.
01
Πόσες ημέρες άδειας να υπολογίσετε
- Σε πενθήμερο: 20 εργάσιμες ημέρες τον χρόνο, που αυξάνονται κατά μία για κάθε επιπλέον έτος απασχόλησης έως τις 22. Σε εξαήμερο: 24 έως 26 (ΚΕΔ άρθρο 221 §1).
- Τον πρώτο ημερολογιακό χρόνο ο νέος εργαζόμενος δικαιούται άδεια ανάλογη με τον χρόνο που δούλεψε, και ο εργοδότης πρέπει να του τη δώσει μέχρι το τέλος εκείνου του έτους (άρθρο 221 §1).
- Σε διαλείπουσα ή εκ περιτροπής εργασία: 1/12 της άδειας για κάθε μήνα απασχόλησης, με μήνα τις 25 ημέρες εργασίας (άρθρο 221 §2).
- Κατά την άδεια ο εργαζόμενος παίρνει τις συνήθεις αποδοχές του, που προκαταβάλλονται μαζί με το επίδομα άδειας στην αρχή της (άρθρο 222).
02
Χτίστε την κάλυψη από την αρχή
Με 20 ημέρες άδειας σε πενθήμερο, κάθε εργαζόμενος πλήρους απασχόλησης λείπει περίπου 4 εβδομάδες τον χρόνο και είναι στο πρόγραμμα περίπου 48· με 22 ημέρες, περίπου 47,6. Για να καλύψετε ένα πόστο και τις 52 εβδομάδες, πολλαπλασιάστε τους ισοδύναμους πλήρους απασχόλησης που χρειάζεται επί 52 ÷ 48 — πριν από ασθένειες και εκπαιδεύσεις.
03
Μια διαδικασία αιτημάτων που μένει δίκαιη
- Ορίστε από νωρίς μέχρι πότε υποβάλλονται τα αιτήματα για τις περιόδους αιχμής — καλοκαίρι, Χριστούγεννα, Πάσχα.
- Συμφωνήστε εκ των προτέρων πόσοι ανά ομάδα ή ειδικότητα μπορούν να λείπουν ταυτόχρονα.
- Αποφασίστε πώς λύνονται οι συμπτώσεις — όποιος ζητήσει πρώτος, ή εναλλάξ οι δημοφιλείς εβδομάδες από χρόνο σε χρόνο — και εφαρμόστε το ίδιο για όλους.
- Εγκρίνετε ή απορρίψτε γρήγορα και βάλτε την εγκεκριμένη άδεια στο πρόγραμμα πριν στηθούν οι βάρδιες γύρω της.
- Προσέξτε το τέλος του έτους: οι άδειες που δεν προγραμματίστηκαν συσσωρεύονται.
04
Η άδεια μέσα στο πρόγραμμα
- Βάλτε την άδεια στο πρόγραμμα ως ξεχωριστή εγγραφή αντί να αφήσετε την ημέρα κενή, ώστε να μην τον βάλει κανείς σε βάρδια και οι ώρες να βγαίνουν σωστές.
- Η ασθένεια δεν τρώει την άδεια: οι ημέρες βραχείας ασθένειας μετρούν ως χρόνος εργασίας και δεν αφαιρούνται από την κανονική άδεια (Επιθεώρηση Εργασίας).
- Οι άδειες δηλώνονται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ απογραφικά, μέσα στον επόμενο ημερολογιακό μήνα από τον μήνα που χορηγήθηκαν (ΥΑ 40331/Δ1.13521/2019).
05
Προγραμματισμός αδειών στο 365shift
- Οι εργαζόμενοι ζητούν άδεια ή ρεπό· τα αιτήματα της περιόδου που βλέπετε εμφανίζονται πάνω από το πρόγραμμα, πρώτα όσα εκκρεμούν.
- Η «Τοποθέτηση» γράφει την άδεια στο πρόγραμμα με τον ίδιο τίτλο και τις ίδιες ώρες που θα έβαζε η χειροκίνητη εγγραφή, συνδεδεμένη με το αίτημα· η αποδοχή ή η δημοσίευση της εβδομάδας εγκρίνει το αίτημα.
- Το αυτόματο γέμισμα (AI Scheduler, Expert) παραλείπει όσους έχουν εγκεκριμένη άδεια και ρωτά πριν χρησιμοποιήσει κάποιον με άδεια σε εκκρεμότητα.
- Τα στατιστικά κάθε εργαζόμενου μετρούν τις ημέρες κανονικής άδειας, άδειας προηγούμενου έτους και αναρρωτικής που πήρε φέτος. Το 365shift δεν κρατά υπόλοιπο αδειών· το δικαίωμα κάθε εργαζόμενου το ορίζετε εσείς.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς προγραμματίζω τις άδειες του προσωπικού;
Υπολογίστε πρώτα την κάλυψη (ισοδύναμοι πλήρους απασχόλησης × 52 ÷ 48), ορίστε προθεσμίες για τις περιόδους αιχμής, συμφωνήστε πόσοι μπορούν να λείπουν μαζί, εγκρίνετε γρήγορα και βάλτε την άδεια στο πρόγραμμα πριν στηθούν οι βάρδιες.
Πόσες ημέρες κανονική άδεια δικαιούται ο εργαζόμενος;
Σε πενθήμερο 20 εργάσιμες ημέρες, έως 22 με τα χρόνια· σε εξαήμερο 24 έως 26. Τον πρώτο χρόνο, αναλογικά με τον χρόνο εργασίας (ΚΕΔ άρθρο 221).
Πότε πληρώνεται η άδεια και το επίδομα άδειας;
Οι αποδοχές της άδειας προκαταβάλλονται μαζί με το επίδομα άδειας στην αρχή της άδειας (ΚΕΔ άρθρο 222 §4).
Πρόγραμμα βαρδιών και Ψηφιακή Κάρτα σε ένα σύστημα
Το 365shift φτιάχνει το πρόγραμμα με τους κανόνες σας, το δηλώνει στο ΕΡΓΑΝΗ ως Οργάνωση Χρόνου Εργασίας και υποβάλλει την κάρτα από τα χτυπήματα των εργαζομένων στο κινητό.
Πηγές
Οι νομικές αναφορές του οδηγού βασίζονται στα παρακάτω επίσημα κείμενα. Ο οδηγός δεν αποτελεί νομική συμβουλή· για την περίπτωσή σας συμβουλευτείτε λογιστή ή δικηγόρο.