Πώς φτιάχνω πρόγραμμα βαρδιών: οδηγός βήμα-βήμα

1. Ξεκινήστε από την κάλυψη, όχι από τους ανθρώπους

Γράψτε πρώτα τι χρειάζεται κάθε σημείο εργασίας: ποιες ώρες λειτουργεί, ποια πόστα υπάρχουν, πόσα άτομα θέλει κάθε πόστο σε κάθε ώρα και ποια ειδικότητα. Αυτές είναι οι βάρδιες που πρέπει να γεμίσουν. Ένα πρόγραμμα που ξεκινά από το «ποιος είναι διαθέσιμος» αφήνει κενά εκεί που φαίνονται τελευταία.

2. Οι κανόνες χρόνου εργασίας που ισχύουν για όλους

Κάθε πρόγραμμα πρέπει να τηρεί τα όρια του Κώδικα Εργατικού Δικαίου (π.δ. 62/2025). Τα βασικά:

• Πλήρης απασχόληση: 40 ώρες την εβδομάδα — 8 ώρες ημερησίως σε πενθήμερο ή 6 ώρες και 40 λεπτά σε εξαήμερο (άρθρο 189).
• Ημερήσια ανάπαυση: τουλάχιστον 11 συνεχείς ώρες ανάμεσα σε δύο ημέρες εργασίας (άρθρο 171). Μια βάρδια που κλείνει στις 23:00 δεν επιτρέπει πρωινή βάρδια στις 07:00 την επόμενη μέρα.
• Εβδομαδιαία ανάπαυση: 24 συνεχείς ώρες, κατά κανόνα με την Κυριακή, συν τις 11 ώρες ημερήσιας ανάπαυσης (άρθρο 173).
• Διάλειμμα: όταν η ημερήσια εργασία ξεπερνά τις 4 συνεχόμενες ώρες, διάλειμμα τουλάχιστον 15 και έως 30 λεπτών, που δεν μπαίνει στην αρχή ή στο τέλος της ημέρας (άρθρο 172).
• Σπαστό ωράριο: το δεύτερο σκέλος ξεκινά τουλάχιστον 3 ώρες μετά τη λήξη του πρώτου (άρθρο 172).
• Υπερεργασία και υπερωρία: οι ώρες πάνω από τις 40 πληρώνονται με προσαύξηση· η νόμιμη υπερωρία φτάνει έως 4 ώρες την ημέρα και 150 ώρες τον χρόνο, με προσαύξηση 40% (άρθρο 194).

Οι συλλογικές συμβάσεις του κλάδου σας μπορεί να προβλέπουν ευνοϊκότερους όρους. Ελέγξτε τις πριν οριστικοποιήσετε το πρότυπο του προγράμματος.

3. Καταγράψτε τους περιορισμούς κάθε εργαζόμενου

Μετά τους κανόνες του νόμου έρχονται οι κανόνες κάθε ανθρώπου: ποιες μέρες δεν μπορεί, ποιες βάρδιες προτιμά ή αποκλείει, σε ποια πόστα είναι εκπαιδευμένος, αν δουλεύει κυλιόμενο, πόσες ώρες την εβδομάδα κατ’ ελάχιστο και κατά μέγιστο. Καταγράψτε τα μία φορά· μην τα θυμάστε κάθε μήνα.

4. Διαλέξτε πρότυπο βαρδιών

• Σταθερό πρόγραμμα: οι ίδιοι άνθρωποι στις ίδιες βάρδιες κάθε εβδομάδα. Απλό, αλλά δύσκολο όταν η λειτουργία είναι 24/7.
• Κυλιόμενο: η ομάδα περνά διαδοχικά από πρωί, απόγευμα και βράδυ (π.χ. 2-2-2-2). Μοιράζει τις δύσκολες βάρδιες, αλλά θέλει προσοχή στις 11 ώρες ανάπαυσης κατά την αλλαγή βάρδιας.
• Μεταβαλλόμενο ανά ημέρα: κάθε μέρα σχεδιάζεται χωριστά. Ταιριάζει σε λιανική, εστίαση και φιλοξενία με εποχικότητα.

5. Γεμίστε τις βάρδιες και ελέγξτε τις παραβάσεις

Γεμίστε πρώτα τις βάρδιες με τους λιγότερους διαθέσιμους ανθρώπους — τα βράδια, τα Σαββατοκύριακα, τα πόστα με ειδικότητα. Μετά ελέγξτε το σύνολο: ώρες ανά εργαζόμενο, ανάπαυση ανάμεσα σε βάρδιες, ρεπό. Ένα πρόγραμμα που «βγαίνει» μέρα-μέρα μπορεί να παραβιάζει την εβδομαδιαία ανάπαυση στο σύνολο.

6. Δηλώστε το πρόγραμμα στο ΕΡΓΑΝΗ πριν ξεκινήσει

Για τις επιχειρήσεις που έχουν ενταχθεί στην Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, το πρόγραμμα δηλώνεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ ως Οργάνωση Χρόνου Εργασίας πριν ο εργαζόμενος αναλάβει υπηρεσία, και οι αλλαγές «το αργότερο έως και την ημέρα αλλαγής» (Κώδικας Εργατικού Δικαίου, άρθρο 581) — εκτός αν η επιχείρηση έχει επιλέξει το απολογιστικό σύστημα. Δείτε τον οδηγό για την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας για τις λεπτομέρειες.

7. Δημοσιεύστε και κρατήστε το ενημερωμένο

Το πρόγραμμα χρειάζεται να φτάνει σε κάθε εργαζόμενο, και κάθε αλλαγή να φτάνει ξανά. Όταν οι άδειες και οι αλλαγές βαρδιών ζητούνται και εγκρίνονται μέσα στο ίδιο σύστημα, το πρόγραμμα που βλέπουν όλοι είναι αυτό που ισχύει.

Τα λάθη που κοστίζουν

• Βράδυ και πρωί την επόμενη μέρα, με λιγότερες από 11 ώρες ανάπαυσης.
• Επτά συνεχόμενες ημέρες εργασίας χωρίς 24ωρη εβδομαδιαία ανάπαυση.
• Υπερωρία που δεν δηλώθηκε πριν ξεκινήσει, σε επιχείρηση με προαναγγελτικό σύστημα.
• Πρόγραμμα σε υπολογιστικό φύλλο που δεν ταιριάζει με αυτό που δηλώθηκε στο ΕΡΓΑΝΗ.
• Οι ίδιοι άνθρωποι πάντα στις δύσκολες βάρδιες, χωρίς δίκαιη εναλλαγή.

Συχνές ερωτήσεις